Begrippenlijst

De minister van Sociale Zaken verklaart een cao algemeen verbindend. Vanaf dat moment geldt de cao voor alle werkgevers in de sector, ook als je geen lid bent van een werkgeversorganisatie. De horeca-cao is per 2 augustus 2025 avv verklaard: alle horecabedrijven waarvan meer dan 50% van de loonsom uit horeca-activiteiten bestaat, zijn verplicht de cao na te leven.

Het bedrag dat je als horecaondernemer per gewerkt uur aan het payrollbedrijf betaalt. Daarin zit alles: het brutoloon van de medewerker, alle werkgeverspremies, vakantiegeld en de reservering voor vakantiedagen. Geen verrassingen achteraf, geen aparte facturen voor ziektekosten of premies. Wat je ziet, betaal je.

Het actief zoeken en koppelen van medewerkers aan opdrachtgevers. Uitzendbureaus doen dat: zij brengen vraag en aanbod bij elkaar. Payrollbedrijven doen dat niet. Jij werft en selecteert zelf je personeel. Fooks neemt de medewerker daarna formeel in dienst en regelt de rest.

De premie voor de Algemene Ouderdomswet, onderdeel van de loonheffing. Je medewerker betaalt dit via inhouding op het brutoloon. Fooks draagt het af aan de Belastingdienst. Jij hoeft hier niets voor te doen.

De horeca kent een structureel krappe arbeidsmarkt: hoog verloop, seizoenspieken en veel parttime en flexibel werk. Dat maakt personeelsplanning een van de grootste uitdagingen voor horecaondernemers. Payrolling en flexibele arbeidsconstructies spelen in op deze dynamiek door snel op- en afschalen mogelijk te maken en administratie uit handen de nemen. 

Het contract tussen werkgever en medewerker. Daarin staan de functie, het loon, de uren, de duur en alle andere afspraken. Bij payrolling sluit het payrollbedrijf dit contract met de medewerker, niet jij. Jij tekent een payrollovereenkomst met het Fooks. Twee aparte contracten dus, elk met eigen regels.

Het geheel van wetten en regels dat de relatie tussen werkgever en medewerker regelt. In de horeca is het arbeidsrecht aangevuld met de horeca-cao of recreatie-cao, die op onderdelen gunstigere afspraken maken dan de wet. Denk aan meer vakantiedagen, hogere toeslagen en specifieke contractregels. Bij payrolling is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor naleving van het arbeidsrecht.

Een contract met een minimum en maximum aantal uren per week, bijvoorbeeld 10 tot 30 uur. Zo houd je als horecaondernemer flexibiliteit in je planning, terwijl de medewerker meer zekerheid heeft over zijn inkomen dan bij een nulurencontract. Let op: het verschil tussen het minimum en maximum mag niet groter zijn dan 30%. Dit contract vervangt het nulurencontract voor de meeste medewerkers in de horeca-cao.

Leerwerktraject waarbij een student 4 dagen per week werkt en 1 dag naar school gaat. In de horeca-cao heeft een BBL-student recht op een loon gekoppeld aan het wettelijk minimumuurloon, niet op het vakkrachtloon. Horecaondernemers die BBL-studenten in dienst nemen, profiteren van lagere loonkosten en dragen tegelijk bij aan vakopleidingen in de branche.

Een arts die gespecialiseerd is in werk en gezondheid. Bij ziekte beoordeelt de bedrijfsarts wat de medewerker nog kan en begeleidt hij het re-integratietraject. Bij payrolling schakelt het payrollbedrijf de bedrijfsarts in. De regie over het verzuimtraject ligt bij Fooks, niet bij jou als werkgever.

Het loon zoals afgesproken in het contract, vóór aftrek van belasting en premies. Dit is de basis voor de berekening van vakantiegeld en pensioenpremie. In de horeca gelden de minimumlonen uit de horeca-cao als ondergrens. Betaal je minder dan de cao-lonen? Dat loop je kans op een boete. 

Schriftelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden tussen werkgeversorganisaties en vakbonden, die gelden voor alle werkgevers en medewerkers binnen een bedrijfstak. Een cao regelt zaken als minimumlonen, werktijden, vakantiedagen, contractvormen en toeslagen en geldt als ondergrens: je mag als werkgever altijd beter belonen, nooit slechter. Voor de horeca geldt de horeca-cao. Voor de recreatiesector de recreatie-cao. Verloon je via Fooks? Dan verlonen wij altijd volgens de geldende cao die van toepassing is voor jouw bedrijf. 

Het minimumloon dat voor een specifieke functie is vastgelegd in de cao. In de horeca-cao verschilt het cao-loon per functiegroep en per leeftijd. Je mag als werkgever meer betalen dan het cao-loon, maar nooit minder. Bij payrolling controleert het payrollbedrijf automatisch of het loon van elke medewerker voldoet aan het geldende cao-loon.

CashOut is een app waarbij medewerkers verdiend loon direct of eerder uitbetaald kunnen krijgen, zonder te wachten op de vaste verloondag aan het einde van de maand. Met de CashOut app bepaalt je medewerker zelf het moment en het bedrag rondom direct uitbetalen. 

In de horeca ken je verschillende contractvormen: het tijdelijk contract (bepaalde tijd), het vaste contract (onbepaalde tijd), het bandbreedtecontract en het nulurencontract (voor scholieren en studenten). Welk contract het beste past, hangt af van de functie, de behoefte aan flexibiliteit en de regels in de horeca-cao. Bij payrolling adviseert het payrollbedrijf over de juiste contractvorm per medewerker.

De arbeidsrelatie tussen werkgever en medewerker op basis van een arbeidsovereenkomst. Bij payrolling heeft de medewerker een dienstverband bij het payrollbedrijf, niet bij de horecaondernemer. Toch bouwt de medewerker dezelfde rechten op als bij een regulier dienstverband: vakantiedagen, pensioenopbouw en loondoorbetaling bij ziekte. De horecaondernemer regelt zelf werving en selectie en behoud de regie op de werkvloer. 

Werkgever die het risico van Ziektewet- of WGA-uitkeringen zelf draagt in plaats van dit via het UWV te verzekeren. Bij payrolling is het payrollbedrijf de werkgever en bepaalt het of het eigenrisicodrager is. Dit beïnvloedt hoe verzuimrisico's worden beheerd en doorbelast in het all-in uurtarief.

Een extra jaarlijkse uitkering bovenop het reguliere loon, die in sommige cao's verplicht is gesteld. In de horeca-cao zijn afspraken gemaakt over een eindejaarsuitkering voor medewerkers die aan bepaalde dienstverbandcriteria voldoen. Bij payrolling reserveert het payrollbedrijf de eindejaarsuitkering via de reserveringen en keert het op het afgesproken moment uit.

Extra vergoeding voor werk op officiële feestdagen, bovenop het reguliere uurloon. De horeca-cao verplicht een feestdagentoeslag én het recht op vervangende vrije tijd voor elk gewerkt uur op een feestdag. Bij payrolling berekent het payrollbedrijf de feestdagentoeslag automatisch op basis van de aangeleverde urenregistratie.

In de horeca wisselt de bezetting voortdurend: drukke avonden, rustige ochtenden, pieken in het weekend. Dat vraagt om personeel dat je flexibel inzet, via oproepkrachten, tijdelijke contracten of een bandbreedtecontract. Payrolling past daar goed bij: jij bepaalt wie je inzet en wanneer, Fooks regelt de rest.

Een contractvorm uit de recreatie-cao voor medewerkers die op flexibele basis worden ingezet, met een afgesproken minimumgarantie per week of seizoen. Het flexitimercontract biedt recreatiebedrijven de mogelijkheid om personeel in te plannen op basis van bezetting, terwijl de medewerker toch enige inkomenszekerheid heeft. Vergelijkbaar met het bandbreedtecontract in de horeca-cao.

Aanvullende cao naast de recreatie-cao met afspraken over arbeidsmarkt, opleiding en scholing in de recreatiesector. De premie bedraagt 0,5% van het SV-loon, gedeeld door werkgever en werknemer (elk 50%). Het KIKK Recreatiefonds financiert hiermee opleidingen en arbeidsmarktprojecten voor medewerkers in de verblijfsrecreatie.

Indeling van horecafuncties in groepen met bijbehorende minimumlonen, vastgelegd in de horeca-cao. De horeca-cao kent functiegroepen I tot en met XI. Hoe hoger de functiegroep, hoe hoger het minimumloon. Bij payrolling verloont het payrollbedrijf conform de toepasselijke functiegroep. Zie ook: vakkracht en wettelijk minimumuurloon.

Een afgeschermde bankrekening van het payrollbedrijf. De horecaondernemer stort hierop een deel van het factuurbedrag dat uitsluitend bestemd is voor afdracht van loonheffing en omzetbelasting aan de Belastingdienst. Betalen via een g-rekening is een van de twee manieren om het risico op inlenersaansprakelijkheid te beperken, samen met kiezen voor een NEN 4400-1 gecertificeerd payrollbedrijf.

Horecamedewerkers hebben een verhoogd risico op fysieke klachten (rugpijn, staan, tillen), psychische druk (werkstress, onregelmatige diensten) en middelengebruik. Hoog ziekteverzuim is mede het gevolg van deze risico's. Preventieve begeleiding via een arbodienst of fysiotherapeut helpt uitval te beperken en draagt bij aan lagere loonkosten op de lange termijn.

Het sectorfonds voor de Nederlandse horeca, opgericht door KHN, CNV Vakmensen en De Horecabond. Vanaf 1 april 2025 dragen alle horecawerkgevers en -medewerkers verplicht bij: 0,2% van het premieplichtig loon, gedeeld tussen werkgever (0,1%) en medewerker (0,1%). De afspraken staan in een aparte HOP-cao, die algemeen verbindend is verklaard. Het fonds financiert scholing, betere arbeidsomstandigheden en instroom van nieuw personeel. Payroll je via Fooks? Dan verwerken we de HOP-premie automatisch in de verloning.

De collectieve arbeidsovereenkomst voor de horecabranche, afgesloten door KHN, FNV Horeca en CNV Vakmensen. Looptijd: 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026. Per 2 augustus 2025 algemeen verbindend verklaard, dus verplicht voor alle horecabedrijven waarvan de loonsom voor meer dan 50% uit horeca-activiteiten bestaat. De cao regelt minimumlonen per functiegroep, onregelmatigheidstoeslagen, contractvormen, vakantiedagen en meer. 

Het strategisch beheer van personeel: werving, onboarding, contractbeheer, verzuim, ontwikkeling en uitstroom. In de horeca ontbreekt het veel ondernemers aan tijd voor HRM. Payrolling neemt de juridische en administratieve kant van personeelsbeheer over, zodat jij je kunt focussen op je zaak. Zie ook: salarisadministratie en personeelsplanning.

De horecaondernemer of -vestiging waar de payrollmedewerker feitelijk werkt en van wie hij dagelijks opdrachten ontvangt. De inlener geeft leiding aan de medewerker, maar is juridisch geen werkgever. Alle werkgeversverplichtingen zoals loon, contract, ziekte liggen bij het payrollbedrijf als juridisch werkgever. Zie ook: payrollstructuur en payrollovereenkomst.

De wettelijke aansprakelijkheid van de horecaondernemer als het payrollbedrijf loonheffingen of btw niet (volledig) afdraagt aan de Belastingdienst. De Belastingdienst kan de inlener dan aanspreken voor het niet-afgedragen bedrag. Je beperkt dit risico door te werken met een NEN 4400-1 gecertificeerd payrollbedrijf of door (een deel van) het factuurbedrag te betalen via een g-rekening.

De periode waarin een nieuwe medewerker het werk leert kennen: werkprocessen, systemen, huisregels en collega's. Een heldere inwerkperiode verschilt van de proeftijd: de proeftijd is een juridisch begrip, de inwerkperiode is een praktische afspraak. Bij payrolling begint het dienstverband formeel bij het payrollbedrijf, maar de onboarding voer jij als horecaondernemer uit.

Contractvorm waarbij het totale aantal arbeidsuren over een jaar is vastgelegd, maar de wekelijkse verdeling flexibel is. Medewerkers werken meer uren in drukke perioden en minder in rustige perioden. In de recreatie-cao is de jaarurennorm een gangbare contractvorm voor seizoensbedrijven. Het voordeel: je betaalt een vast maandloon ook bij wisselende bezetting, wat voorspelbare loonkosten geeft.

De partij die formeel verantwoordelijk is voor de arbeidsrelatie: het opstellen van de arbeidsovereenkomst, het betalen van loon, het afdragen van loonheffing en het nakomen van verplichtingen bij ziekte en ontslag. Bij horeca payrolling is dit het payrollbedrijf, niet de horecaondernemer. De horecaondernemer is inlener en geeft dagelijks leiding, maar draagt geen werkgeversrisico's.

De wettelijke regel die bepaalt wanneer opeenvolgende tijdelijke contracten automatisch overgaan in een contract voor onbepaalde tijd. In de horeca-cao 2025 geldt een maximale keten van 2 jaar (was 3 jaar) of maximaal 3 opeenvolgende contracten. De onderbrekingstermijn om de keten te doorbreken is verlengd van 6 maanden naar 5 jaar. Uitzondering: voor seizoensfuncties die maximaal 9 maanden per jaar worden uitgeoefend, kan bij cao een kortere onderbrekingstermijn van 3 maanden worden afgesproken. Zie ook: bandbreedtecontract en tijdelijk contract.

De grootste werkgeversorganisatie in de Nederlandse horecabranche. KHN sluit namens horecaondernemers de horeca-cao af met de vakbonden FNV Horeca en CNV Vakmensen. KHN-lidmaatschap is niet verplicht, maar door de algemeen verbindend verklaring geldt de cao ook voor niet-leden. KHN biedt daarnaast advies, lobby en brancheontwikkeling voor horecaondernemers.

De totale kosten die een horecaondernemer kwijt is per gewerkt uur van een medewerker, inclusief brutoloon, werkgeverspremies, vakantiegeld en reserveringen. Bij payrolling is de kostprijs gelijk aan het all-in uurtarief dat het payrollbedrijf factureert. Inzicht in de kostprijs helpt bij het berekenen van marges en personeelsbegrotingen.

De periodieke aangifte (maandelijks of per kwartaal) die de werkgever doet bij de Belastingdienst met alle loongegevens van medewerkers: brutoloon, ingehouden loonheffing en werkgeverspremies. Bij payrolling verzorgt het payrollbedrijf de loonaangifte voor alle payrollmedewerkers als onderdeel van de salarisadministratie.

De wettelijke verplichting voor de werkgever om bij arbeidsongeschiktheid minimaal 70% van het loon door te betalen gedurende maximaal 104 weken (2 jaar). Bij horeca payrolling draagt het payrollbedrijf als juridisch werkgever dit financiële risico, niet de horecaondernemer. Dit is een van de grootste voordelen van payrolling. Na 2 jaar ziekte kan de WIA van toepassing worden.

Verzamelnaam voor loonbelasting en premies volksverzekeringen (AOW, ANW, WLZ) die de werkgever inhoudt op het brutoloon van de medewerker en afdraagt aan de Belastingdienst. Bij payrolling verzorgt het payrollbedrijf de inhouding en afdracht via de periodieke loonaangifte. 

Een belastingkorting waar elke medewerker recht op heeft, waardoor hij minder loonheffing betaalt. De medewerker geeft aan bij welke werkgever hij de korting wil toepassen, dat mag maar bij één werkgever tegelijk. Heeft iemand meerdere banen? Dan past hij de korting toe bij zijn hoofdwerkgever. Bij payrolling vraagt het payrollbedrijf bij indiensttreding of de medewerker de loonheffingskorting wil toepassen, en verwerkt dit in de verloning. Pas je de korting ten onrechte bij meerdere werkgevers toe, dan volgt achteraf een naheffing van de Belastingdienst.

Alle kosten die een werkgever maakt voor een medewerker: brutoloon, werkgeverspremies (WW, ZVW), pensioenpremie, vakantiegeld en reserveringen. Bij payrolling zijn alle loonkosten gebundeld in het all-in uurtarief. Dit geeft horecaondernemers voorspelbare personeelskosten, ongeacht ziekte, verlof of cao-wijzigingen.

Een tabel met minimumlonen per functieniveau, leeftijd of ervaringsjaren, vastgelegd in de cao. In de horeca-cao zijn loonschalen gekoppeld aan functiegroepen (I-XI) en aan het onderscheid vakkracht versus niet-vakkracht. In de recreatie-cao zijn er 9 loonschalen. Het payrollbedrijf past automatisch de juiste loonschaal toe bij verloning.

Het verplichte periodieke overzicht dat de werkgever aan elke medewerker moet verstrekken. Een loonstrook toont het brutoloon, gewerkte uren, toeslagen, inhoudingen (loonheffing, pensioenpremie) en het netto uitbetaalde bedrag. Bij payrolling stelt het payrollbedrijf de loonstroken op als onderdeel van de salarisadministratie.

De collectief afgesproken verhogingen van de minimumlonen in de horeca-cao. Voor de cao-periode 2025-2026: +2,5% per 1 januari 2025 (functiegroep III-XI), +2,75% voor functiegroep I en II, +1% per 1 juli 2025 voor alle groepen, en +2,5% per 1 januari 2026 voor functiegroep III-XI. Functiegroep I en II volgen per 1 januari 2026 de WML-stijging (+2,16%). Bij payrolling verwerkt het payrollbedrijf cao-verhogingen automatisch in de verloning.

Extra vakantie-uren die een medewerker opbouwt na een lang dienstverband bij dezelfde werkgever. In de horeca-cao 2025-2026 is loyaliteitsverlof opgenomen voor medewerkers met 10 jaar of meer dienstverband bij dezelfde horecaonderneming. Dit verlaagt het verloop en beloont loyaliteit. Iets wat in de horeca, met zijn hoge personeelswisselingen, extra waarde heeft.

Het geheel van documenten dat een werkgever bijhoudt over een medewerker: arbeidsovereenkomst, identiteitsbewijs, loonstroken, ziekteverzuim, beoordelingen en correspondentie. Werkgevers zijn wettelijk verplicht een personeelsdossier bij te houden en bepaalde documenten minimaal 5 tot 7 jaar te bewaren na uitdiensttreding (afhankelijk van het type document). Bij payrolling beheert het payrollbedrijf de verloonadministratie; jij als inlener blijft verantwoordelijk voor je eigen deel van het dossier.

Het laagste loon dat je als horecaondernemer mag betalen, bepaald door twee grenzen: het wettelijk minimumuurloon (wettelijke ondergrens) en het cao-loon per functiegroep (cao-ondergrens). In de horeca is het cao-loon voor vakkrachten doorgaans hoger dan het WML. Bij payrolling controleert het payrollbedrijf automatisch of het loon aan beide ondergrenzen voldoet.

Uren die een medewerker werkt boven zijn contractuele uren. In de horeca-cao gelden specifieke regels: meeruren (binnen de bandbreedte van een bandbreedtecontract) worden uitbetaald als regulier loon. Overuren (boven de maximale bandbreedte of boven 38 uur bij fulltime) geven recht op een toeslag, de exacte percentages staan in de cao. Bij payrolling berekent het payrollbedrijf meeruren en overuren automatisch op basis van de aangeleverde urenregistratie.

Certificering voor Nederlandse payroll- en uitzendbureaus, uitgegeven door de Stichting Normering Arbeid (SNA). Een gecertificeerd bureau wordt minimaal twee keer per jaar gecontroleerd op correcte afdracht van loonheffing, premies en naleving van arbeidswetgeving. Voor horecaondernemers is het SNA-keurmerk een belangrijk criterium bij de keuze voor een payrollbedrijf, omdat het het risico op inlenersaansprakelijkheid sterk verkleint. De andere beschermingsmaatregel is betalen via een g-rekening.

Het bedrag dat de medewerker daadwerkelijk op zijn bankrekening ontvangt, na aftrek van loonheffing en eventuele pensioenpremies. Het nettoloon is lager dan het brutoloon. Hoeveel lager hangt af van de belastingschijf, de heffingskortingen en eventuele andere inhoudingen.

Een arbeidscontract waarbij geen minimaal aantal uren per week is gegarandeerd. In de horeca-cao 2025 zijn nulurencontracten al afgeschaft voor de meeste medewerkers, de cao loopt daarmee vooruit op de wet. Het wettelijk verbod gaat naar verwachting in per 1 januari 2027. Uitzondering: scholieren en studenten met een bijbaan mogen ook na 2027 op oproepbasis blijven werken. Voor andere horecamedewerkers geldt verplicht een bandbreedtecontract.

Het geheel van activiteiten waarmee je een nieuwe medewerker welkom heet en wegwijs maakt in jouw horecabedrijf: kennismaking met het team, uitleg van werkprocessen, huisregels en systemen. Een goede onboarding verkleint het verloop in de eerste weken. Bij payrolling regelt het payrollbedrijf de administratieve kant van de start (contract, loonheffingskorting, inschrijving pensioen); de inhoudelijke onboarding doe jij als horecaondernemer zelf.

Extra vergoeding bovenop het reguliere uurloon voor werk op ongebruikelijke tijden: avonden, nachten en weekenden. De horeca-cao verplicht onregelmatigheidstoeslagen voor medewerkers die buiten normale werktijden werken. Bij payrolling berekent het payrollbedrijf de toeslagen automatisch op basis van de aangeleverde urenregistratie. Zie ook: feestdagentoeslag.

De wettelijke regels die bepalen wanneer en hoe een werkgever een medewerker mag ontslaan. Bij payrolling geniet de payrollmedewerker dezelfde ontslagbescherming als een medewerker in regulier dienstverband. Het payrollbedrijf als juridisch werkgever moet de ontslagprocedures (UWV of kantonrechter) volgen bij beëindiging van het dienstverband.

De vergoeding waar een medewerker recht op heeft bij ontslag door de werkgever, mits het dienstverband minimaal 2 jaar heeft geduurd. De hoogte is wettelijk bepaald: 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar. Bij payrolling is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor de betaling van de transitievergoeding.

Een medewerker zonder vaste uren die wordt ingezet wanneer dat nodig is, op basis van een oproep. In de horeca een veelgebruikte constructie voor drukke avonden of piekmomenten. Juridisch valt een oproepkracht onder het nulurencontract (voor scholieren en studenten) of het bandbreedtecontract (voor overige medewerkers). Na 12 maanden heeft een oproepkracht het recht om een contract aangeboden te krijgen voor het gemiddeld gewerkte aantal uren. Bij payrolling verloont het payrollbedrijf oproepkrachten op basis van de aangeleverde urenregistratie.

De periode die werkgever of medewerker in acht moet nemen bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. De lengte hangt af van de duur van het dienstverband en staat in de wet of cao. Bij payrolling is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor het naleven van de opzegtermijn.

Het bedrijf dat het juridisch werkgeverschap overneemt van de horecaondernemer. Het payrollbedrijf sluit de arbeidsovereenkomst met de medewerker, betaalt het loon, draagt loonheffing en premies af en is verantwoordelijk bij ziekte of ontslag. De horecaondernemer blijft als inlener dagelijks leiding geven. 

De praktische inrichting van payrolling: jij werft je eigen medewerker, sluit een payrollovereenkomst met een payrollbedrijf, en dat payrollbedrijf neemt de medewerker formeel in dienst. Zo ontstaat een driehoek: de medewerker werkt bij jou, maar het contract en alle werkgeversverplichtingen liggen bij het payrollbedrijf. Jij als ondernemer stuurt de werkvloer aan, het payrollbedrijf regelt de rest: van arbeidsovereenkomst en verloning tot ziekteverzuim en loonaangifte. Zie ook: payrolling en juridisch werkgever.

Een arbeidsconstructie waarbij jij je medewerkers laat verlonen via een payrollbedrijf, dat het juridisch werkgeverschap overneemt. De medewerker werkt bij jou in het restaurant, café of hotel, maar staat formeel op de loonlijst van het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf regelt de arbeidsovereenkomst, de salarisadministratie, de afdracht van loonheffing en draagt het risico bij ziekte en ontslag. De juridische basis is vastgelegd in de WAB. Zie ook: payrollconstructie.

Het uurtarief dat een payrollbedrijf factureert voor het verlonen van een medewerker. Het tarief omvat brutoloon, werkgeverspremies, vakantiegeld, reserveringen en de HOP-premie. De hoogte hangt o.a. af van de leeftijd van de medewerker, het contracttype en de pensioenopbouw. 

Het contract tussen het payrollbedrijf en jou als horecaondernemer (inlener). Hierin zijn de wederzijdse rechten en plichten vastgelegd: het all-in tarief, de aansprakelijkheidsverdeling, welke medewerkers onder de constructie vallen, opzegtermijnen en wat er gebeurt bij ziekte of ontslag. De medewerker zelf sluit een aparte arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf.

Het verplichte bedrijfstakpensioenfonds voor medewerkers in de horecabranche. Alle horecawerkgevers, ook payrollbedrijven die horecamedewerkers verlonen, zijn verplicht hun medewerkers aan te melden bij dit fonds. Deelname is niet vrijwillig: het pensioenfonds is in de horeca-cao verplicht gesteld. De pensioenpremie wordt ingehouden op het loon en doorgestort door het payrollbedrijf. Voor recreatiemedewerkers geldt het Pensioenfonds Recreatie.

Het sparen voor later inkomen na pensionering, via een pensioenregeling bij een pensioenfonds of verzekeraar. Bij payrolling in de horeca is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verplicht de medewerker aan te melden bij de toepasselijke pensioenregeling. Voor horecamedewerkers is dat doorgaans het Pensioenfonds Horeca & Catering. De pensioenpremie is verwerkt in het all-in uurtarief.

De bijdrage aan de pensioenopbouw van de medewerker, betaald door zowel werkgever als medewerker. Bij payrolling betaalt het payrollbedrijf het werkgeversaandeel en houdt het werknemersaandeel in op het brutoloon. De pensioenpremie is onderdeel van de loonkosten en verwerkt in het all-in uurtarief

Alle kosten die je als horecaondernemer maakt voor je personeel: loonkosten, werkgeverspremies, pensioenpremies, vakantiegeld, eventuele verzuimkosten en opleidingsuitgaven. In de horeca vormen personeelskosten doorgaans 25-35% van de omzet. Inzicht in je personeelskosten is essentieel voor een gezonde marge. Bij payrolling zijn alle kosten gebundeld in één all-in uurtarief.

Het plannen van medewerkers op de juiste tijden en in de juiste aantallen, afgestemd op de verwachte bezetting. In de horeca wisselt de drukte per dag, avond en seizoen sterk. Een goede personeelsplanning houdt rekening met contractsoorten (bandbreedtecontract, tijdelijk contract), beschikbaarheid en urenregistratie. Fooks biedt een gratis planningsapp voor horecaondernemers.

De verplichte wettelijke procedure bij ziekte langer dan zes weken: een probleemanalyse door de bedrijfsarts, een plan van aanpak voor re-integratie en periodieke evaluaties. Bij payrolling is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor het correct doorlopen van dit protocol. Het niet naleven leidt tot sancties van het UWV, zoals verlenging van de loondoorbetalingsverplichting.

Een periode aan het begin van een arbeidsovereenkomst waarin zowel werkgever als medewerker de arbeidsrelatie zonder opzegtermijn kunnen beëindigen. Wettelijk maximaal 1 maand bij contracten korter dan 2 jaar, maximaal 2 maanden bij contracten voor onbepaalde tijd. Bij payrolling legt het payrollbedrijf de proeftijd vast in de arbeidsovereenkomst met de medewerker.

De wettelijke plichten van werkgever en medewerker om bij langdurige ziekte actief te werken aan terugkeer naar werk. Dit omvat het opstellen van een plan van aanpak, het inschakelen van een bedrijfsarts en het zoeken naar passend werk. Bij payrolling ligt de primaire re-integratieverplichting bij het payrollbedrijf als juridisch werkgever. De procedure staat beschreven in het Poortwachterprotocol.

De collectieve arbeidsovereenkomst voor de verblijfsrecreatiesector (campings, bungalowparken, groepsaccommodaties), afgesloten door HISWA-RECRON, De Horecabond en CNV. Geldt voor bedrijven waarvan meer dan 50% van de omzet uit verblijfsrecreatie komt inclusief de eigen horeca, het zwembad en wellness binnen hetzelfde bedrijf. Looptijd verlengd tot 31 december 2026 (zonder nieuwe collectieve loonsverhoging). Loonsverhogingen in 2025: +2,5% per 1 januari en +1% per 1 juli. Per 1 januari 2026 alleen WML-aanpassing voor de laagste schalen. Eveneens algemeen verbindend verklaard.

Bedragen die het payrollbedrijf maandelijks reserveert voor vakantiegeld, vakantiedagen en soms een eindejaarsuitkering. Bij uitbetaling of opname worden de reserveringen verrekend. De opbouw van reserveringen is onderdeel van de loonkosten en verwerkt in het all-in uurtarief.

De wettelijk verplichte inventarisatie van gezondheids- en veiligheidsrisico's op de werkplek. Elke werkgever in Nederland is verplicht een RI&E op te stellen en een plan van aanpak te maken voor gevonden risico's. Via het HOP is een RI&E-tool beschikbaar voor horecaondernemers. 

Het verwerken van alle loongerelateerde gegevens: gewerkte uren, verlof, toeslagen, inhoudingen, pensioenpremies en belastingafdrachten. Resulteert in loonstroken voor medewerkers en loonaangiftes bij de Belastingdienst. Bij payrolling voert het payrollbedrijf de volledige salarisadministratie uit. Jij levert de urenregistratie aan; de rest wordt automatisch verwerkt.

Tijdelijk werk dat samenhangt met seizoenspieken, zoals zomerdrukte op terrassen of feestdagen. In de horeca is seizoenswerk veel voorkomend. Payrolling is goed toepasbaar bij seizoenspersoneel: jij schakelt medewerkers flexibel in en uit via tijdelijke contracten of bandbreedtecontracten, terwijl het payrollbedrijf de werkgeversverplichtingen afhandelt. Let op de specifieke cao-uitzondering bij de ketenbepaling voor seizoensfuncties.

De minimumvergoeding voor stagiaires in de horeca. In de horeca-cao 2025-2026 bedraagt de minimum stagevergoeding €400 per maand. Een stagevergoeding is geen loon. De stagiaire is geen werknemer en valt niet onder de loonheffing. Toch is het verplicht om minimaal dit bedrag te betalen aan stagiaires die een formeel BBL- of BOL-traject volgen.

Een arbeidsovereenkomst voor een afgesproken periode met een vaste einddatum. In de horeca-cao 2025 geldt een maximum van 2 jaar voor opeenvolgende tijdelijke contracten (was 3 jaar). Daarna ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Bij payrolling sluit het payrollbedrijf tijdelijke contracten met de medewerker. Zie ook: ketenbepaling.

Het bijhouden van de gewerkte uren van medewerkers per dag, week of periode. In de horeca is nauwkeurige urenregistratie cruciaal voor de juiste berekening van loon, toeslagen en overuren. Bij payrolling lever jij de urenregistratie aan bij het payrollbedrijf, dat op basis hiervan de verloning verzorgt. 

De overheidsinstantie die werknemersverzekeringen uitvoert: WW (werkloosheid), WIA (arbeidsongeschiktheid) en de Ziektewet. Het UWV controleert ook de re-integratieverplichtingen bij langdurige ziekte via het Poortwachterprotocol. Bij payrolling heeft het payrollbedrijf als juridisch werkgever te maken met het UWV bij ziekte of ontslag.

Het wettelijke recht van medewerkers op betaald verlof: minimaal 4 keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. In de horeca-cao geldt 25 vakantiedagen bij fulltime (20 wettelijk + 5 bovenwettelijk). Bij payrolling houdt het payrollbedrijf bij hoeveel vakantiedagen een medewerker heeft opgebouwd en opgenomen via de reserveringen. Zie ook: vakantiegeld.

Een wettelijk verplichte jaarlijkse uitkering van minimaal 8% van het brutoloon. In de horeca wordt vakantiegeld doorgaans in mei uitbetaald of maandelijks verwerkt in het loon. Bij payrolling reserveert en keert het payrollbedrijf het vakantiegeld uit via de reserveringen. De kosten zijn verwerkt in het all-in uurtarief.

Een horecamedewerker van 18 jaar of ouder met minimaal 1.976 uur aantoonbare werkervaring in dezelfde functie. Vakkrachten hebben recht op het hogere vakkrachtloon uit de horeca-cao. Vanaf 2025 is de leeftijdsgrens voor vakvolwassen vakkracht verlaagd van 21 naar 20 jaar. Dit onderscheid is direct van invloed op het all-in uurtarief bij payrolling.

Een arbeidsovereenkomst zonder einddatum. Ontstaat automatisch na het overschrijden van de maximale keten van tijdelijke contracten (zie ketenbepaling). Een vast contract biedt de medewerker maximale zekerheid en de werkgever een stabiele kern in zijn team. Bij payrolling kan ook een vast contract via het payrollbedrijf worden gesloten,  de medewerker blijft dan op de loonlijst van het payrollbedrijf staan.

Het geheel van administratieve handelingen rondom het vaststellen en uitbetalen van loon: verwerken van uren, berekenen van toeslagen, inhouden van loonheffing en premies, opmaken van loonstroken en indienen van loonaangiftes. Onderdeel van de bredere salarisadministratie. Bij payrolling neemt het payrollbedrijf de volledige verloonadministratie over.

Het geheel van maatregelen dat een werkgever neemt om ziekteverzuim te voorkomen, te begeleiden en te beperken. Een goed verzuimbeleid omvat preventie (arbobeleid, werkplekaanpassingen), snelle ziekmelding, contact met de bedrijfsarts en actieve re-integratie. Bij payrolling ondersteunt het payrollbedrijf het verzuimbeleid als onderdeel van het juridisch werkgeverschap.

Het gemiddeld aantal keer per jaar dat medewerkers zich ziekmelden, ongeacht de duur. Een hoge verzuimfrequentie wijst op veel kortdurend verzuim.  Dit is vaak een teken van werkdruk, onvrede of een slechte werksfeer. De verzuimfrequentie verschilt van het ziekteverzuimpercentage, dat de totale ziekteperiode meet. In de horeca is inzicht in beide cijfers belangrijk voor een effectief verzuimbeleid.

De directe en indirecte kosten van ziek personeel: loondoorbetaling, vervanging, productieverlies, begeleiding door de arbodienst en eventuele re-integratietrajecten. In de horeca kunnen verzuimkosten oplopen tot € 400 per dag per medewerker. Bij payrolling draagt het payrollbedrijf het financiële risico van loondoorbetaling, waardoor jouw directe verzuimkosten lager zijn.

Wet die op 1 januari 2020 in werking trad en payrolling wettelijk heeft gedefinieerd en onderscheiden van uitzenden. Dankzij de WAB hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde primaire én secundaire arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks bij jou in dienst zijn: gelijk loon, gelijke toeslagen, vakantiedagen en een 13e maand indien van toepassing. Het sleutelcriterium is de afwezigheid van een allocatiefunctie. De WAB introduceerde ook de gedifferentieerde WW-premie.

Premies die de werkgever bovenop het brutoloon afdraagt aan de overheid: WW-premie (werkloosheid), WIA-premie (arbeidsongeschiktheid) en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW (zorgverzekering). Bij payrolling draagt het payrollbedrijf als juridisch werkgever alle werkgeverspremies af. De kosten zijn verwerkt in het all-in uurtarief.

Het door de overheid vastgestelde minimumloon per uur waarop elke werknemer van 21 jaar en ouder recht heeft. Vanaf 1 januari 2026 bedraagt het wettelijk minimumuurloon €14,71 bruto per uur. Payrollmedewerkers in de horeca hebben altijd recht op minimaal dit bedrag. De horeca-cao legt voor vakkrachten en hogere functiegroepen doorgaans hogere lonen vast. Zie ook: vakkracht.

Een uitkering voor medewerkers die na 2 jaar ziekte gedeeltelijk arbeidsgeschikt zijn. Ze kunnen nog wel werken, maar minder dan voorheen. De WGA maakt onderdeel uit van de WIA. Werkgevers dragen WGA-premie af en kunnen ervoor kiezen eigenrisicodrager te worden. Bij payrolling is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor de WGA-verplichtingen.

De wet die van toepassing wordt wanneer een medewerker na 2 jaar ziekte nog steeds niet volledig kan werken. De WIA regelt de arbeidsongeschiktheidsuitkering via het UWV. Bij payrolling is het payrollbedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk voor de re-integratieverplichtingen die instroom in de WIA moeten voorkomen. Zie ook: loondoorbetaling bij ziekte.

De premie die de werkgever afdraagt voor de werkloosheidsverzekering van medewerkers, onderdeel van de werkgeverspremies. Sinds de WAB geldt een gedifferentieerde WW-premie: een lage premie voor vaste contracten en een hoge premie voor flexibele contracten. Bij payrolling betaalt het payrollbedrijf de WW-premie en verwerkt dit in het all-in uurtarief.

Het percentage werkdagen dat medewerkers ziek zijn ten opzichte van het totaal aantal beschikbare werkdagen. In de horeca ligt het ziekteverzuim gemiddeld hoog door de fysieke aard van het werk en onregelmatige werktijden. Hoog verzuim kost direct geld door de loondoorbetalingsverplichting. Bij payrolling draagt het payrollbedrijf dit financiële risico. Actieve begeleiding via een arbodienst helpt verzuim te beperken.

De wettelijke regeling die een uitkering biedt aan medewerkers die ziek worden maar geen recht hebben op loondoorbetaling van een werkgever. Dit zijn onder andere medewerkers met een tijdelijk contract dat afloopt tijdens ziekte, zwangere medewerkers (via het ZW-vangnet) en orgaandonoren. Het UWV keert de Ziektewet-uitkering uit. Bij payrolling kan het payrollbedrijf als eigenrisicodrager de Ziektewet zelf uitvoeren of dit bij het UWV onderbrengen.

De inkomensafhankelijke werkgeverspremie die de werkgever afdraagt voor de zorgverzekering van de medewerker, onderdeel van de werkgeverspremies. Bij payrolling draagt het payrollbedrijf als juridisch werkgever de ZVW-bijdrage af. De kosten zijn verwerkt in het all-in uurtarief.