Moet ik reiskosten vergoeden volgens de horeca-cao?
Nee. In de horeca-cao staat geen verplichte regeling voor woon-werkreiskosten. Dat geldt voor alle horecabedrijven, ook als je niet bij KHN bent aangesloten: sinds 2 augustus 2025 is de horeca-cao namelijk algemeen verbindend verklaard. Kies je er als ondernemer toch voor om reiskosten te vergoeden? Dan heb je twee opties:
- Eigen vervoer: je vergoedt je medewerker maximaal €0,25 per kilometer onbelast wanneer hij of zij gebruikmaakt van een eigen vervoersmiddel.
- Openbaar vervoer: je vergoedt óf maximaal €0,25 per kilometer onbelast, óf je vergoedt de werkelijke kosten van het openbaar vervoer onbelast.
Reist je medewerker deels met eigen vervoer en deels met het ov? Dan mag je over de volledige reisafstand €0,25 per kilometer vergoeden, of de werkelijke ov-kosten aanvullen met maximaal €0,25 per kilometer voor het deel dat met eigen vervoer is afgelegd.
Hoeveel mag ik in 2026 onbelast vergoeden?
Het maximale onbelaste bedrag is in 2026 gestegen naar €0,25 per kilometer. Dit was jarenlang €0,23 per kilometer, maar is dit jaar met terugwerkende kracht verhoogd vanwege de gestegen energie- en brandstofprijzen. De verhoging is vastgelegd in een goedkeurend beleidsbesluit en wordt dit najaar formeel verwerkt in het Belastingplan 2027. Let op: deze verhoging verplicht je niet om ook daadwerkelijk meer te vergoeden. Het betekent alleen dat je, als je dat wilt, fiscaal méér onbelast mág uitkeren dan voorheen.
Aan welke voorwaarden moet ik voldoen bij het openbaar vervoer?
Vergoed je de werkelijk gemaakte ov-kosten, dan stelt de Belastingdienst een aantal voorwaarden:
- De medewerker overhandigt de vervoersbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn, of downloadt de declaratie via de site van de vervoerder.
- Je administreert de vervoersbewijzen per medewerker.
- In je administratie is een directe en eenduidige relatie te leggen tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoersbewijzen.
- Je houdt de geadministreerde vervoersbewijzen beschikbaar voor controle door de Belastingdienst.
Waarom zou je als horecaondernemer toch reiskosten vergoeden?
Het is geen verplichting, dus waarom zou je het toch doen? Het maakt je aantrekkelijker als werkgever. In de huidige arbeidsmarkt is het lastig om aan personeel te komen. Voor studenten die vaak in de buurt wonen, is het misschien geen doorslaggevende factor, maar voor vakkrachten die full- of parttime werken kan een reiskostenvergoeding wel degelijk het verschil maken.
Niet elke horecamedewerker woont in de plaats waar hij of zij werkt. Rijd je twee tot vijf keer per week tien kilometer heen en tien kilometer terug, of koop je een treinkaartje van een paar euro per enkele reis? Dan tikt dat op jaarbasis flink aan. Voor deze medewerkers kan een reiskostenvergoeding een doorslaggevende factor zijn om voor jou als werkgever te (blijven) kiezen.
Voor wie en voor hoeveel kilometer vergoed je?
Je kiest zelf voor wie je een reiskostenvergoeding laat gelden. Door een minimale en maximale woon-werkafstand te hanteren, voorkom je dat je een medewerker die op drie kilometer afstand woont en met de auto komt onnodig een vergoeding betaalt. Een maximumafstand voorkomt dat je bij een verhuizing van een medewerker naar 50 kilometer verderop ineens voor veel hogere kosten komt te staan. Denk dus goed na over wie je een reiskostenvergoeding geeft en onder welke voorwaarden, en leg dit duidelijk vast in de arbeidsovereenkomst zodat er achteraf geen discussie ontstaat.
Hoe verwerk je de reiskostenvergoeding administratief?
Wil je meer weten over reiskostenvergoedingen voor je personeel, onbelaste vergoedingen of een uitruilregeling? Onze ervaren HR-medewerkers vertellen je er graag alles over. Met onze gratis personeelsapp maak je het verwerken van de reiskostenadministratie eenvoudiger: je medewerker uploadt digitale declaraties in zijn of haar personeelsdossier in de app, zodat jij alles per medewerker bij elkaar hebt en makkelijk kunt verwerken. Betaalde je in 2026 al een vergoeding tussen €0,23 en €0,25 per kilometer en heb je dat deel als belast loon verwerkt? Dan kun je dit met terugwerkende kracht rechtzetten via een correctiebericht in de loonaangifte, zodat het bedrag alsnog onbelast blijft.
Hoe Fooks hierbij helpt
Met Fooks heb je de mogelijkheid om al je personeelszaken onder te brengen bij één partner. Van administratie en personeelsplanning tot salarisstrook: door de integratie met de gratis Fooks app is alles terug te vinden in één omgeving. Een totaaloplossing waarin we met je meedenken en ondernemen. Wil je liever al je personeelszaken uitbesteden en je volledig focussen op ondernemen? Bekijk onze payrolloplossing of onze salarisadministratie. We leggen je graag vrijblijvend de mogelijkheden en voordelen uit.
